E-Mails im Alltag - Tipps und Fallstricke
Jeder kennt es aus dem beruflichen Umfeld: E-Mails. Doch viele Mails sind unnötig und es geht viel Zeit verloren. Doch wie können wir E-Mails effektiv nutzen?
Über die letzten Jahre haben sich verschiedene Technologien und Vorgehensweisen digitalisiert. Alleine die Kommunikation ist heutzutage mit E-Mails, sozialen Netzwerken und diversen Nachrichtendiensten digital und schnelllebig geworden. Man kann „mal eben“ eine Nachricht schreiben. Der Aufwand einen Brief zu verfassen und zu adressieren ist aufwändiger. Das digitale Adressbuch hilft uns, alle notwendigen Personen über bestimmte Sachen zu informieren.
Dieser Artikel ist eher eine persönliche Ansicht des Themas „E-Mail“. Viele Sachen können bei E-Mails richtig aber auch falsch laufen. Es gibt diverse Punkte, die mir aufgefallen sind:
- Zu großer Verteiler (falsche Nutzung von AN und CC)
- Fehlende Hinweise, warum jemand etwas als CC erhalten hat
- Falsche oder fehlender Betreff
- Mehr als 1 Thema pro E-Mail-Verlauf
- Kryptischer Inhalt (verschachtelte Sätze, fehlende Stringenz)
- Grobe grammatikalische Fehler
- Viel zu viel Inhalt
- Liste mit notwendigen Schritten (z.B. zur Problemlösung) werden überflogen oder missverstanden
- Signaturen, die länger sind als der Inhalt
- Zu viel Umgangssprache
Ich finde, dass eine E-Mail z.B. mit Spiegelstrichen wichtige Punkte auflisten sollte. Zusammen mit dem Thema sollte die E-Mail nur ein Thema betreffen. Meinem Eindruck nach gibt es nicht schlimmeres, als das Durchsuchen einer 30-Antworten langen E-Mail auf Thema X weil daneben auch noch Y und Z umfangreich von vielen verschiedenen Personen besprochen wurden.
Ich gebe zu, dass es mir teilweise schwerfällt auf bestimmte Themen kurz und prägnant zu antworten. Vor allem, wenn ich bestimmte Informationen bereitstellen soll. Je nach Recherche sind bestimmte Aspekte zu beachten, die auf keinen Fall verloren gehen sollten. Je nach Umfang bietet sich hier der Wechsel zu „altmodischen“ Methoden an. Die Eckdaten sollten auf jeden Fall enthalten sein (vielleicht als Stichworte). Parallel dazu wird ein kurzes Meeting (5 – 10 Minuten) einberufen oder ein Telefonat geführt, um die Stichpunkte zu erläutern.
Ich empfinde das ständige Prüfen auf neue E-Mails störend und die daraus resultierende Unterbrechungen. Je nach Aufgabe kann es mehrere Minuten dauern, bis man sich wieder in eine Aufgabe zurückgefunden hat. Daher gibt es bei mir feste Zeiten, wann ich meine E-Mails bewusst auf neue Nachrichten Überprüfe. Ich habe beispielsweise den Arbeitsbeginn, kurz vor oder nach der Mittagspause und Nachmittags als feste Punkte eingeplant. Während der „normalen“ Arbeit prüfe ich E-Mails, wenn ich etwas erwarte und die aktuelle Aufgabe ohne Schwierigkeiten unterbrechen kann. Für akute Fragen oder Schwierigkeiten gibt es immernoch das Telefon oder das „mal eben Vorbeikommen“, um sich direkt auszutauschen. Auch Inhalte, die 3-4x hin und her geschrieben werden, lassen sich meist in 5 anstatt 30 Minuten lösen.
Schlussendlich bleibt es jedem selbst überlassen, wie er oder sie die E-Mail-Flut organisiert. Aber die oberen Tipps helfen vielleicht zur Orientierung. Mir ist persönlich der Punkt mit den „festen Zeiten“ wichtig, da manche Arbeiten sonst (gefühlte) Ewigkeiten dauern aufgrund der ständigen Unterbrechung.
Wie ist eure Meinung zu E-Mails? Habt ihr ein besonderes System oder Punkte, auf die ihr achtet?
